Jueves, 3 de agosto de 2023
Publicado por SIGAP S.A.S..
Obligación de conformación de archivos en Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada
Las empresas de vigilancia y seguridad privada, por la naturaleza de su trabajo, generan una cantidad significativa de datos e información. La correcta gestión de estos archivos no es solo una buena práctica empresarial, sino también una obligación legal.
Los archivos recopilados incluyen, entre otros, informes de incidentes, registros de empleados, historias laborales, documentación de capacitación, contratos de servicio y grabaciones de seguridad. Mantener estos archivos de manera ordenada y accesible es esencial para una eficiente operación del negocio, el cumplimiento normativo y la protección ante eventuales litigios.
La normativa legal obliga a las empresas de seguridad a mantener sus archivos durante un período determinado, que puede variar según la jurisdicción y el tipo de documento. La infracción de estas obligaciones puede resultar en sanciones significativas.
Para cumplir con estas obligaciones, las empresas de seguridad deben implementar políticas claras de gestión de archivos, que incluyan procedimientos de almacenamiento seguro, protocolos de retención y eliminación de documentos, así como capacitaciones regulares para su personal.
La gestión documental es una tarea fundamental en las empresas de vigilancia y seguridad privada. No solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia operacional, la transparencia y la confianza en su trabajo.
En concordancia con lo anteriormente expuesto la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada en cumplimiento de lo ordenado en el decreto 1080 de 2015 en el artículo 2.8.2.3.1. Obligación de conformar archivos en entidades vigiladas por el Estado, ha emitido la resolución No.20233300033617 de obligatorio cumplimiento en la que indica la actuación: “Por medio de la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos para la aplicación y cumplimento de los servicios vigilados por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada”,
Jueves, 03 de agosto de 2023
RESOLUCION No. 20233300033617 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada
Viernes, 02 de septiembre de 2022
El evento académico se desarrolló de manera presencial y virtual, contando con asistencia nacional e internacional.
En el SENA Caldas se llevó a cabo el I Congreso de Gestión Documental
Con una asistencia virtual promedio de 400 personas, y presencial de 100 asistentes, se llevó a cabo en el auditorio Milton Gavia del SENA Caldas el I Congreso de Gestión Documental `Transformación digital y desarrollo sostenible', evento académico que se desarrolló en articulación con la Mesa Sectorial de Gestión Documental, la Universidad de Manizales, la Gobernación de Caldas, la Universidad de la Salle, el Archivo General de la Nación, Data 3000 y el SENA Cauca.
Martes, 16 de agosto de 2022
A realizarse del 05 al 25 de septiembre de 2022. El Archivo General de la Nación presenta la capacitación autogestionable Expediente Electrónico, la cual se realizará del 05 al 25 de septiembre de 2022.
CAPACITACIÓN AUTOGESTIONABLE SOBRE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
El Archivo General de la Nación presenta esta capacitación con el objetivo de orientar al participante sobre la aplicación de los principios de la gestión documental que dan sentido a la generación de los expedientes electrónicos acerca de las características del mismo y las del documento electrónico, así como los requisitos tecnológicos para asegurar el cumplimiento de los criterios de autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad de la gestión electrónica de documentos.